Instrument pentru intocmirea si transmiterea catre anaf a facturilor electronice XML

e-factura-xml.ro este un instrument online de gestionare a transmiterii catre ANAF a facturilor electronice care oferă urmatoarele facilități:


Efactura - în masă
permite transmiterea de facturi catre ANAF în masă, prin importul lor din fisiere de tip csv/xls.

Efactura - transmise
permite vizualizarea / gestionarea facturilor deja transmise catre ANAF.

Efactura - în lucru
permite previzualizarea / gestionarea facturilor înaintea confirmării de transmitere catre ANAF.

Efactura - primite
permite vizualizarea mesajelor primite de la ANAF.

Efactura - API
premite automatizarea transmiterii catre ANAF a facturilor direct din aplicația dumneavoastră, folosind API-ul nostru.

Vă invităm să vă înregistrati pentru informații detaliate și pentru a testa gratuit serviciile noastre:

Inregistrare utilizator nou:

Email:

Alegeti o parola:

Retastati parola:

Cod validare:   (introduceti valoarea )

Sunt de acord cu Termenii si conditiile de utilizare

 

FACTURA ELECTRONICA (XML)

RO-eFactura Prezentare

În condițiile unui cadru internațional și intern puternic marcat de criza pandemică, politica fiscală aplicată de către Ministerul Finanțelor vizează recuperarea contracției economice din anul 2020, realizarea graduală a consolidării fiscale și susținerea unei creșteri economice sustenabile, cu luarea în considerare a impactului și dinamicii tehnologiilor digitale asupra schimbării paradigmei modelelor de creștere economică.

Digitalizarea este un fenomen vizibil cu puternice implicații în domeniul economic, cu o evoluție extrem de rapidă ce creează noi oportunități pentru mediul de afaceri în relațiile comerciale și generează creșterea conectării și interacțiunii cu instituțiile publice, sens în care este necesară redefinirea proceselor și folosirea tehnologiei cu luarea în considerare a principalilor factori determinanți, precum: transmiterea, recepționarea și analizarea în timp real a datelor, procesarea unor volume mari de date, crearea de noi servicii în spațiul public care să aducă plus valoare în activitatea mediului de afaceri.

După cum cunoașteți, la nivelul Uniunii Europene, combaterea fraudei și evaziunii fiscale este un obiectiv prioritar, iar atingerea acestui obiectiv se urmărește atât la nivel comunitar prin adoptarea de măsuri comune, aplicabile tuturor statelor membre, cât și la nivel național, fiecărui stat membru revenindu-i obligația de a lua măsuri în vederea întăririi capacității administrative și a creșterii gradului de colectare a impozitelor și taxelor.

Proiectul „E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronică“ a fost demarat în luna martie 2020 de către Ministerul Finanțelor și Agenția Națională de Administrare Fiscală, în vederea eficientizării colectării impozitelor și taxelor, vizând în principal îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale.

Decizia de dezvoltare a proiectului de facturare electronică în România a fost luată după analizarea modului în care Italia a aplicat facturarea electronică generalizată atât pe relația Business to Government (B2G), cât și pe relația Business to Business (B2B) și presupune etape de proces care să permită comensurarea efectelor asupra mediului economic și gestionarea eficientă a datelor recepționate.

Menționăm că programul pilot de implementare a unui sistem de facturare electronică pe relația Business to Goverment (B2G), va pune bazele extinderii platformei pentru dezvoltări ulterioare și va asigura know-how-ul necesar dezvoltării sistemului generalizat de facturare electronică pe relația Business to Business (B2B).

LEGISLATIE

Standarde facturare electronică
  • Ordonanță de urgență privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea carții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piața, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea
  • Ordin al președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală pentru aprobarea Procedurii privind organizarea și înscrierea în cadrul Registrului RO e-Factura, precum și a modelului, conținutului și instrucțiunilor de completare ale formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura” ​​
  • Ordin al ministrului finanțelor pentru aprobarea Procedurii de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura si Ordin al ministrului finanțelor pentru aprobarea Specificațiilor tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice — RO_CIUS — și a regulilor operaționale specifice aplicabile la nivel național

Facturarea electronică devine oficial obligatorie, de la 1 iulie, și pentru tranzacțiile B2G

Facturile trebuie trimise obligatoriu în format electronic prin sistemul național RO e-Factura, în relația cu autorități contractate de stat, așa numita relație B2G, începând cu data de 1 iulie 2022, ca urmare a publicării Legii 139/2022 pentru aprobarea ordonanței de urgență 120/2021.

Așadar, pentru livrările și/sau prestările realizate de operatori economici către autorități publice, considerate contractanți într-o relație B2G, începând cu data 1 iulie 2022, va fi obligatorie emiterea unei facturi electronice și transmiterea acesteia prin sistemul național privind factura electronică RO e-Factura în format .xml, cu respectarea condițiilor impuse de legislația în vigoare. Aceste facturi se transmit beneficiarilor prin Spațiul Privat Virtual.

Pentru operațiunile desfășurate de operatorii economici cu alți operatori economici (B2B – business-to-business), România a solicitat aprobarea Consiliului Uniunii Europene să aplice o măsură specială de derogare de la Directiva de TVA, astfel încât să devină obligatorie emiterea facturilor electronice și transmiterea lor prin sistemul național RO e-Factura.

În 30 de zile de la data adoptării Deciziei de autorizare a unei astfel de măsuri, prin Ordin al președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF) se vor stabili categoriile de operatori economici care au obligația de a emite RO e-factura în relația cu alți operatori economici (relația B2B), precum și data de la care va interveni această obligație.

Astfel, deși textul inițial al OUG prevedea aplicarea regulilor privind e-factura doar pentru anumite categorii de produse cu risc fiscal ridicat comercializate în relația B2B (legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile; băuturi alcoolice; construcții noi; produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș); îmbrăcăminte și încălțăminte, se intenționează o aplicare generalizată a sistemului e-factura.

Prin sistemul e-factura, factura electronică este transmisă şi primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică şi automată. Formatul XML și transmiterea prin intermediul platformei puse la dispoziție de Ministerul de Finanțe sunt elemente de noutate față de factura electronică definită de Codul Fiscal („o factură care conține informațiile solicitate (…) și care a fost emisă și primită în format electronic”). Mai mult, facturile electronice emise prin RO e-Factura au atașată semnătura electronică aplicată de către Ministerul Finanțelor Publice, certificându-se faptul că nu mai sunt permise intervenții asupra conținutului acestora.

În domeniul achizițiilor publice, prelucrarea facturii electronice se va realiza de beneficiarii – autorități publice utilizând fie aplicaţii informatice (pentru prelucrare exclusiv în format electronic), fie se va realiza conversia informațiilor din factura electronică într-un format care permite citirea și listarea. Conform OUG nr. 120/2021, prin prelucrarea facturii electronice de către autoritățile contractante, se înţelege inclusiv parcurgerea fazelor execuţiei bugetare.

Înscrierea în Registrul RO e-Factura se efectuează prin depunerea unui formular (084), iar pentru radiere se depune același formular, însă doar până la data la care devine efectivă înscrierea (1 a lunii următoare depunerii formularului inițial 084). Detaliile legate de operarea Registrului RO e-Factura sunt prevăzute de Ordinul președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală nr. 1713/2021. Registrul va putea fi interogat pe site-ul oficial al ANAF.

Facturarea electronică, de la teorie la practică. Cum se aplică în România?

Facturarea electronică a fost introdusă cu întârziere în România, însă, odată demarat procesul, autoritățile anunță o evoluție rapidă de la proiectul pilot la obligativitate pentru toate facturile emise, indiferent de tipul contribuabilului sau de mărfurile comercializate. Sistemul implementat în țara noastră a fost inspirat din Italia, stat care a făcut primul pas în această direcție încă din 2014. Ce presupune trecerea la acest sistem de facturare și raportare și care sunt aspectele care mai trebuie lămurite pentru continuarea procesului de extindere de la faza actuală la etapa următoare?

La jumătatea anului 2019, Comisia Europeană a declanșat procedura de infringement împotriva României pentru întârzierea transpunerii în legislația națională a Directivei 55/2014 privind facturarea electronică. Doi ani mai târziu, autoritățile române au adoptat ordonanța de urgență privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național RO e-Factura, măsură necesară și pentru atingerea obiectivelor asumate prin Planul Național de Redresare și Reziliență, respectiv creșterea veniturilor la bugetul de stat.

Decizia de dezvoltare a proiectului de facturare electronică în România a fost luată după analizarea modelului italian, iar autoritățile fiscale au subliniat încă de la început că programul pilot de implementare a sistemului pe relația dintre companii private și instituții ale statului (business to government - B2G) va pune bazele dezvoltării sistemului generalizat de facturare electronică în relația dintre companii private (business to business - B2B).

Așadar, facturarea electronică a debutat timid la finalul anului trecut, însă viteza cu care au fost implementate modificările asupra întregului concept, pentru trecerea la etapa următoare, este încurajatoare.

Astfel, începând cu luna aprilie, opțional, și cu luna iulie, obligatoriu, contribuabilii care furnizează altor companii (B2B) bunuri încadrate în categoria celor care prezintă risc ridicat de evaziune fiscală vor emite facturile în sistemul RO e-Factura, indiferent dacă beneficiarii sunt sau nu înrolați. Bunurile în cauză sunt specific menționate, și anume legumele, fructele, băuturile alcoolice, produsele minerale precum apă minerală naturală, nisip și pietriș, dar și articolele de îmbrăcăminte și încălțăminte. Pe lista autorităților au fost de asemenea înscrise construcțiile noi.

Prin urmare, primii contribuabili afectați de această măsură vor fi comercianții, urmați de jucătorii din industria ospitalității (HoReCa) și dezvoltatorii imobiliari. Însă, cum autoritățile par decise să generalizeze această obligativitate, și celelalte categorii de contribuabili ar trebui să se pregătească pentru implementarea acestui sistem cât de curând.

În plus, având în vedere dorința de aliniere la standardele europene, este de așteptat ca relațiile cu autoritatea fiscală să se bazeze tot mai mult pe tehnologie și, în acest context, contribuabilii trebuie să urmărească schimbările care intervin, astfel încât să se pregătească din timp pentru a face față noilor cerințe.

Practica la nivelul UE

De-a lungul timpului, înainte de implementarea unor reglementări cu impact semnificativ, autoritățile din țara noastră au organizat grupuri de lucru cu reprezentanți ai celorlalte state membre cu experiențe similare. De cele mai multe ori, Italia și Polonia au reprezentat surse de inspirație pentru România.

Italia este printre primele țări din UE care au introdus facturarea electronică obligatorie pentru tranzacțiile B2B. Sistemul care permite emiterea și raportarea obligatorie în timp real a facturilor de vânzări electronice (SdI) a fost introdus începând cu 1 ianuarie 2019. Raportarea SdI era deja o cerință pentru tranzacțiile B2G încă din anul 2014.

Contribuabilii italieni emit facturile electronice într-un format XML specific și, ulterior, le încarcă în SdI. Sistemul efectuează unele verificări formale și, dacă factura este acceptată, platforma livrează e-factura destinatarului și trimite un raport de livrare furnizorului. În caz contrar, se emite un proces-verbal de respingere. Dacă sistemul nu poate livra o factură electronică destinatarului, SdI salvează factura electronică la dispoziția destinatarului pe platforma autorității fiscale și informează furnizorul în consecință.

Modelul Italian a reprezentat un exemplu și pentru Polonia, care a introdus recent facturarea electronică cu caracter opțional. Contribuabilii polonezi pot opta, din ianuarie 2022, să intre în sistemul central de facturare electronică KSeF. În această fază pilot, primirea facturilor electronice este condiționată de acceptul clientului.

Similar României, autoritățile poloneze au operat rapid amendamentele necesare spre finalul lui 2021, anul 2022 este alocat testărilor, iar, începând din anul 2023, sistemul va deveni general obligatoriu.

Polonia implementează un format standardizat, numit factură structurată emisă de KSeF în format XML. Elementele solicitate sunt foarte detaliate, iar sistemul va atribui fiecărei facturi o serie (ID) unică.

Cum va funcționa sistemul de facturare electronică în România

În România, contribuabilii vânzători se vor putea conecta la sistemul RO e-Factura cu ajutorul certificatul digital calificat utilizat pentru accesarea spațiului privat virtual (SPV). Similar cu modelul italian, factura va fi întocmită în format XML, acesta fiind considerat și exemplarul original al facturii, dacă este însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor.

Transmiterea acesteia se va putea efectua fie prin interconectarea aplicației disponibile la nivelul emitentului, utilizând o interfață (subiect de pre-autorizare), fie prin utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor.

După transmiterea facturii electronice, sistemul va efectua operațiuni de verificare și validare de structură, de sintaxă și de semantică, ulterior generând un mesaj automat de răspuns. În cazul în care factura respectă structura, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor (aspect care atestă primirea acesteia în sistemul național privind facturarea electronică) și se comunică destinatarului. În situația în care factura nu respectă structura, emitentul primește mesaj cu erorile identificate. După corectarea acestora, factura se retransmite prin același sistem.

Deși teoria sună încurajator, din practică a rezultat, de-a lungul timpului, că, în fazele de implementare a unei astfel de măsuri, apar diverse neconcordanțe din cauza cărora întregul proces devine anevoios. Și de această dată, fie că analizăm din punct de vedere comercial sau din punctul de vedere al resurselor care trebuie alocate pentru utilizarea sistemului, este de așteptat ca noua măsură să genereze o povară administrativă suplimentară pentru mediul de afaceri, cel puțin în faza inițială.

Aspectele comerciale și tehnice care ridică semne de întrebare pentru contribuabili ar trebui discutate și lămurite cu autoritățile fiscale până în iulie 2022. Printre acestea se numără modalitatea de comunicarea a facturii către un client neînregistrat în sistem, perioada de implementare a unei conexiuni care să lege sistemul ERP (Enterprise Resource Planning) al contribuabilului la sistemul autorității fiscale sau procedura de transmitere a facturilor care conțin atât bunuri cu factor de risc ridicat, cât și alte tipuri de bunuri.

În concluzie, având în vedere complexitatea sistemului de facturare electronică și experiența altor state care l-au adoptat, pentru o implementare eficientă este nevoie de timp, comunicare și cooperare între autorități și mediul de afaceri.